Det du lurer på
OFTE STILTE SPØRSMÅL

Her kan du finne våre ofte stilte spørsmål.
Finner du ikke det du leter etter? Ta kontakt med oss.

Passer Business Online for min bedrift?

Mye av tiden vi bruker på jobb går til koordinering, enten det er gjennom eposter, chatmeldinger eller møter. Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Når må produksjonen være ferdig? Og hva må man huske på i en ansettelsesprosess? Dette fører til at vi ofte bruker mer tid på å koordinere arbeidsoppgaver enn å faktisk gjøre oppgavene.

Vi møter også ofte bedrifter som opplever at de sliter med å finne igjen dokumentene de leter etter. Dette kan være knyttet til at de i dag har mange ulike systemer og at dokumentene ligger lagret på ulike plasser eller at mange av dokumentene ligger lagret lokalt hos ulike personer. Dette er en klassisk tidstyv hos mange bedrifter og det fører ofte meg seg mye stress og frustrasjon for ansatte.

Hvis du kjenner deg igjen i noen av disse utfordringene, så er du ikke alene. Dette er digitale utfordringer som vi erfarer at veldig mange bedrifter kjenner seg igjen i. Vi har utviklet et system som fungerer som et felles digitalt samlingspunkt i bedriften, hvor intern kommunikasjon og informasjon vil få en logisk plassering. Business Online er koblet sammen med Microsoft 365 sine apper, slik at dere kan fortsette å bruke de programmene dere kjenner godt fra før av.

Hvordan fungerer prosjektarbeid i Business Online?

Å jobbe sammen på et prosjekt i Business Online betyr i stor grad å dokumentere de ulike leddene i prosessen. Flere personer kan jobbe på samme prosjekt samtidig. I prosjektrommet finner du informasjon om interne/eksterne ressurser, nøkkelinformasjon om prosjektet, prosjektspesifikke dokumenter, prosedyrer, oppgaver og fremdriftsplan. På denne måten kan alle involverte se hva som har blitt gjort og hva som må gjøres, på denne måten får dere en god flyt i prosjektet. Du får hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging; en kvalitetssjekkliste, en fremdriftsplan og en egen Microsoft Planner.

Kvalitetssjekklisten definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha slike sjekklister, vil du alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle personer i prosjektet kan til enhver tid se hva som har blitt gjort.

Som administrator i systemet, så vil du kunne få tilgang til å definere kvalitetssjekklister og mappestrukturer selv – disse hører ofte sammen. På denne måten sikrer dere både kvalitet og kontinuitet, ettersom prosjekter og mulighetshåndtering følger bestemte prosesser med hensyn til prosedyrer.

Fremdriftsplanen gir deg en mer detaljert oversikt over ansvarsområder, oppgaver og tidsperspektiv. Her får man en Gantt-visning hvor du som prosjektleder kan lage en start- og sluttdato for prosjektet, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til de andre personene som er involvert i prosjektet.

Hvordan får vi orden på dokumentene våre med Business Online?

Med Business Online får dere et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at dere enkelt finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.

Publiserte styrende dokumenter blir gruppert på avdeling og dokumenttype. Disse dokumentene utarbeides basert på deres egne maler og godkjennes gjennom en 3-stegs godkjennelses prosess med full revisjonshistorikk, mens et standard dokumentbibliotek kun håndterer versjoner.

Nummereringen av dokumentene er bygget opp basert på avdeling, dokumenttype og løpenummer. Det finnes også en funksjon for påminnelse av neste revisjon, slik at du som dokumentansvarlig vil få en melding med påminnelse om å gå igjennom innholdet og eventuelt justere. Dette vil gi dere en god oversikt og kontroll, og ikke minst er dette noe dere kan imponere revisor med.

Hva skjer når vi bestiller Business Online?

Når dere har avgjort at Business Online er det riktige verktøyet for deres bedrift, så vil dere får tildelt en prosjektleder fra iQubeS som tar seg av all prosjektplanlegging og planer, samt møter og opplæring med deres superbrukere. Å investere i et nytt system vil også kreve tid og innsats fra deres side, men vi vil gjøre vårt beste for å gjøre prosessen enklere ved å være en fasilitator og en god sparringspartner underveis.

Fra dere bestiller systemet vil det ta 1-3 uker før vi starter produksjon, avhengig av hvor vi er i utviklingssyklusen og hvor raskt dere som kunde kan gi oss nødvendige tilganger. Etter at vi har startet produksjonen, vil det ta to uker før systemet er klart for overlevering og oppstartsmøtet blir ført opp i kalenderen. Bestillingskjemaet gir oss de nødvendige detaljene for å få tilganger, hvem som er kritiske aktører i leveransen, selskapets branding o.l.

Oppstartsmøtet er et felles møte med dere som kunde, vår salgsansvarlig og vår systemkonsulent. Målet med møtet er å bli bedre kjent, avstemme forventninger og legge en overordnet plan for implementeringen. Dere vil i forkant av oppstartsmøtet bli informert om de ulike mulighetene for implementering av systemet. De fleste kundene våre velger implementeringstjenesten. Her vil konsulenten stegvis planlegge hvordan kunden skal komme i gang med systemet basert på kundebehov og vår egen anbefaling.

Hvor lang tid tar det å implementere Business Online?

Med vår implementeringstjeneste er målet å få systemet implementert innen 3 måneder. Vi har faste ukentlige implementeringsmøter hvor vi rådfører dere som kunde til beste praksis. Likevel vil det kreve innsats og vilje fra deres side, fordi man må sette av tid til å skape det forretningssystemet man skal leve med i tiden fremover. Dette vil si at dere må ta stilling til utforming av maler, hvordan man skal jobbe og hvordan man skal tegne opp egne prosesser. Videre må man fylle systemet med innhold, altså registrere kunder, leverandører og ansatte, samt bygge opp nødvendig dokumentasjon.  

Målet med implementeringsperioden er å bli operasjonelle i systemet i løpet av disse tre månedene. Jo mer innsats dere legger ned i løpet av denne perioden, jo mer utbytte får dere. Å investere i et system vil alltid kreve tid og innsats, men den langsiktige gevinsten er langt større. Vi hjelper dere i gang og med å bli så selvstendige som mulig i Business Online.

Hvordan kan man få god samhandling på tross av ulike lokasjoner og hjemmekontor?

Business Online er utviklet for å ivareta nettopp denne utfordringen, fordi det er blitt et utbredt problem etter pandemien og lange perioder med hjemmekontor. Med Business Online integreres operasjonelle aktiviteter med kommunikasjonsverktøy, noe som gjør det enkelt å jobbe med egne oppgaver samtidig som en opprettholder god kommunikasjon med kolleger underveis. Teams kan brukes som kommunikasjonskanal samtidig som dere kan bruke prosjektstyringsverktøy direkte i Teams. På denne måten kan dere samarbeide på prosjekter i tillegg til å ha samtaler på Teams.

Kombinasjonen av en operasjonell plattform og enkel kommunikasjonskanal er svært viktig for å oppnå engasjement. Verktøyene i Business Online er bygget opp slik at dere kan ha en god flyt mens dere jobber. Dere får full oversikt over prosjekter, KHMS-saker og tildelte oppgaver. I tillegg kan man selv delegere oppgaver og sette synlige frister som andre kan følge opp.

Business Online har også et Intranett som bidrar til å styrke informasjonsflyten i organisasjonen og på tvers av avdelinger. Her kan KHMS-leder for eksempel legge ut viktig informasjon på avdelingsnivå og velge hvilke av disse som skal publiseres og synliggjøres for hele organisasjonen. På denne måten kan dere til enhver tid holde dere oppdatert på aktuelle saker.