Pass opp for de skjulte kostnadene med SharePoint

Jennifer Hudson
January 10, 2020

Mange bedrifter har flyttet sitt dokumentbibliotek opp i skyen og SharePoint har blitt et av de vanligste verktøyene til dette. Det mange ikke vet er at dette på sikt kan bli en oppskrift på katastrofe, fordi det over tid vil være komplisert og kostbart å administrere og vedlikeholde.

Fleksibilitet til besvær

SharePoint er laget for å gi brukeren full fleksibilitet, likevel klager mange brukere på at det er vanskelig å finne igjen filer, legge til innhold og at grensesnittet vanskelig å forstå. Fleksibiliteten til å opprette et ubegrenset antall sider i SharePoint, skaper mer kaos enn brukervennlighet.

Selv om det er mulig å ta tilbake noe kontroll ved å ha en administrator, så vil du ikke kunne få den smidigheten som du ønsker uten en god struktur. En god struktur forteller brukeren hva som hører til hvor på en intuitiv måte, slik at du ikke trenger å spørre en kollega hvor dokumentet du jobber med skal lagres eller lure på om du har siste oppdaterte versjonen. Uten en struktur blir det vanskelig for brukeren å navigere de ulike arbeidsområdene.

Det er mulig å gjøre en skreddersøm i SharePiont for at det skal kunne møte behovene dine, men skreddersøm er en kostbar investering og det tid å implementere. Over tid vil det også være risikabelt å administrere og vedlikeholde en skreddersøm, fordi endringer som blir gjort av Microsoft kan ødelegge for de endringene som dere har gjort. I verste fall kan funksjonaliteten i deres SharePoint slutte å fungere eller bli ødelagt. Dette kan være både tidkrevende og kostbart å rette opp i.

Sikkerhetsutfordringen med tredjepartssystemer

Det er også mulig å ta i bruk såkalte SaaS systemintegrasjoner i SharePoint for å møte behovene deres. Ved å benytte SaaS systemintegrasjoner vil dataen deres i mange tilfeller lagres i leverandørens sky og ikke i Microsoft 365. Dette gjør at dere mister kontrollen på egen data og står ovenfor en risiko ved datalekkasje eller sikkerhetshull.

Noen vil kanskje argumentere for at det er bedre å ha dokumentene i SharePoint enn å ha de i en filserver. Sikkerhetsmessig er det bedre, men det stopper egentlig der. Har dere dokumentene i SharePoint får dere ikke nødvendigvis utnyttet den kraften som egentlig ligger i denne plattformen, ofte blir det som et nytt lager for filene dine. Når man først skal gjøre en endring uansett, hvorfor ikke gjøre en noe som vil gi bedriften økt effektivitet? Hvis ikke, flytter man bare utfordringene fra en plattform til en annen.

Photo by Unsplash

Gi SharePoint superkrefter med Business Online
Ved å ha et ferdig system bygget på toppen av SharePoint, vil dere få maksimalt utbytte av den smidigheten som er mulig å få i SharePoint. I tillegg vil dere eie dataen deres ligge i deres egen Microsoft 365 sky, slik at dere har kontroll på deres egen data uten at dere trenger å være bekymret for lekkasjer.

Med Business Online får dere:

Struktur. Ved å gi SharePoint et mer brukervennlig grensesnitt, trenger dere aldri å være i tvil rundt hvor dere skal lagre eller finne igjen dokumenter. I tillegg kan du være sikker på at du alltid har siste oppdaterte versjon av dokumentet.

Hundrevis av ferdige arbeidsflyter. Arbeidsflyter i SharePoint lages for å styrke det interne samarbeidet og skape synergieffekter. Men arbeidsflyter kan være ekstremt tidkrevende å lage, drifte og vedlikeholde for bedrifter. Med Business Online får dere en bank av bransjeuavhengige arbeidsflyter klar til bruk fra start, slik at dere kan styrke det interne samarbeidet allerede fra første dag.

Logisk plassering av informasjon. Alle prosjekter får et eget dokumentbibliotek hvor du også kan kopiere inn kontrollerte maler og styrende dokumenter. Har du for eksempel en kontrakt som skal sendes til en kunde, kan du enkelt kopiere inn kontraktsmalen, legge til kontaktinformasjon og gjøre eventuelle justeringer. Slik sparer du mye tid.

Vi i iQubeS følger utviklingen til Microsoft tett, slik at dere ikke trenger å bekymre dere for at funksjonalitet skal svikte over tid eller at det blir dyrt å fikse. Det tar vi oss av!

Business Online er et skalerbart system som vokser sammen med bedriften din, slik at dere får den smidigheten dere trenger for langvarig vekst.

Abonner på nyhetsbrev
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Nysgjerrig på
Business Online?

Lurer du på hvordan du kan effektivisere prosesser og få orden på dokumentene dine? Vi tar gjerne en prat med deg om hvordan du kan gjøre arbeidshverdagen din enklere ved å samle de mest sentrale forretningsfunksjonene i ett system.