Huber og arbeidsområder

Hva er en hub og hva menes med selvbetjent personalstyring? Her finner du de vanligste spørsmålene om huber og prosjektplanlegging i Business Online.

Hva er en hub?

En hub er den moderne betegnelsen for en modul. En hub er et knytningspunkt for elementer som henger sammen. En hub er med andre ord hele området innenfor et felt. Våre kjernehuber er CRM-, HRM-, KHMS- og Prosjekt hub. 

CRM hub inneholder alt som har med relasjoner tilknyttet bedriften. HRM hub byr på effektiv personalstyring og lar ansatte selv vedlikeholde egen kontaktinformasjon mens HR- ansvarlige kan dele dokumenter og annen relevant informasjon i et delt arbeidsområde. KHMS hub ivaretar dokumentasjon, gir oversikt over arbeidsprosesser og KHMS-rapportering. I Prosjekt hub finner man alle prosjekter og all tilknyttet informasjon.

Hva vil det si at Prosjekt hub inkluderer prosjektplanleggingsverktøy?

I Business Online har du hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging, en kvalitetskontrollplan, en prosjektplan og Microsofts Planner.

Kvalitetskontrollplanen definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetskontrollplanen deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha forhåndsdefinerte kvalitetskontrollplaner, vil prosjektdeltagere alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle prosjektdeltakerne til enhvert tid kan se hva som har blitt gjort.

Prosjektplanen er et verktøy for å følge med på fremdrift. Denne baserer seg på kvalitetskontrollplan, men er langt mer detaljert med tanke på ansvar, oppgaver og tidsperspektiv. Her kan prosjektleder lage en gant-visning med start og slutt dato,  definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til prosjektdeltagere. 

Planner er Microsofts verktøy integrert i vårt system. Her kan prosjektdeltagere tildele oppgaver som gjerne er underordnet prosjektplanen. Dette oppgaveverktøyet er tiltenkt mindre ad hoc-oppgaver som vil oppstå underveis i et prosjekt.

CRM hub er et arbeidsrom for relasjoner. Hva betyr dette?

CRM hub er fellesområde for alt som har med bedriftens relasjoner å gjøre. Her finner man oversikt over bedrifter, dens kontrakter og kontakter samt potensielle kunder. I CRM hub registreres all den viktige informasjonen som hører til kunde, leverandør, interessent eller konkurrent. Her jobber man også med oppfølging av leads, og når et lead signerer kontrakt, går den fra å være et lead til å bli kunde.

Hva vil det si at personalstyringen (HRM hub) er selvbetjent?

Selvbetjening betyr at man som ansatt kan gå inn å oppdatere egen informasjon: kontaktopplysninger, pårørende og lignende. Du har også «Min side» hvor du får tilgang til profilen din, prosjekter, prosjektoppgaver, KHMS-oppgaver, dokumenter og mer.


Hvordan kan man få et sterkt samarbeid og engasjerte medarbeidere på tross av ulike lokasjoner og hjemmekontor?

Business Online er konstruert for å ivareta nettopp denne utfordringen, fordi det er blitt et utbredt problem etter pandemien og lange perioder med hjemmekontor. Med Business Online integreres operasjonelle aktiviteter med kommunikasjonsverktøy, noe som gjør det enkelt å jobbe med egne oppgaver samtidig som en opprettholder god kommunikasjon med kolleger underveis. Teams kan brukes som kommunikasjonskanal samtidig som en kan bruke prosjektstyringsverktøy direkte i Teams. På denne måten kan ansatte samarbeide på prosjekter i tillegg til å ha samtaler på Teams.

Kombinasjonen av en operasjonell plattform og enkel kommunikasjonskanal er svært viktig for å oppnå engasjement. Verktøyene i Business Online er bygget opp slik at man kan ha en god flyt mens man arbeider. Man får full oversikt over prosjekter, QHSE-saker og tildelte oppgaver. I tillegg kan man selv  delegere oppgaver og sette synlige frister som andre kan følge opp.

Business Online har også et Intranett som bidrar til å styrke informasjonsflyten i organisasjonen og på tvers av avdelinger. Her kan KHMS-leder for eksempel legge ut viktig informasjon på avdelingsnivå og velge hvilke av disse som skal publiseres og synliggjøres for hele organisasjonen. På denne måten er kan de ansatte på enhver tid holde seg oppdatert på saker som er aktuelle for dem.