Generell informasjon / hvordan komme i gang

Hvordan fungerer Business Online i praksis og hvor mye tid kan man spare på å samle alt på ett sted? Her finner du grunnleggende informasjon om systemet, brukerkontoer og mappestruktur i Business Online.

Vi har for mange programmer og sliter derfor med dårlig kommunikasjonsflyt. Kan Business Online hjelpe med dette?

Det vil alltid være utfordrende å jobbe i mange ulike programmer, men Business Online eliminerer dette problemet ved å samle alt på ett sted. Med Business Online har du en felles plattform hvor du kan dele informasjon på tvers av avdelinger, og kommunikasjonen er i størst grad tilrettelagt for Teams. Intranettet er samlingspunktet, hvor en kan hente inn nyheter og informasjon fra CRM-, HRM-, KHMS- og Prosjekt hub.

Er Business Online et sikkert sted for å oppbevare og dele dokumenter?

Business Online er helt klart et sikkert sted for dokumenter og konfidensiell informasjon. Vi bruker tilgangsstyrte grupper som gjør det enklere å holde kontroll på hvem som har tilgang til hvilke områder. Bruker man "vanlige" metoder for deling av dokumenter, mister man raskt oversikten om det er flere dokumenter i omløp.

Hvordan fungerer innlogging og brukerkontoer?

Innloggingen skjer gjennom brukerens egen Microsoft-konto. Det vil i utgangspunktet være 1-2 administratorer som har det overordnede ansvaret for brukere og tilganger. Brukere kan be om å få økt tilgang, men områder som HR, avvikshåndtering, kontrakter og lignende administreres av øverste ledere, og man må ha spesialtilgang for å få tilgang til dette.

Hvor mye tid kan man spare på å samle alt på ett sted?

Hvor mye tid man sparer kommer helt an på bruk og utgangspunkt. Business Online hjelper deg å skape struktur og orden, noe som igjen hjelper deg å spare tid. Du slipper å lete etter dokumenter, eller å lage Excel-ark med potensielle leads, fordi Business Online gir deg full oversikt over dine siste kontakter, oppfølgingsdatoer med mer. I tillegg har du full kontroll over alle dine prosesser med tilhørende dokumentasjon. Du får også oversikt gjennom Dashboards, slik at du lettere kan identifisere inntekts- og besparelsespotensiale.

Hvordan er prosessen for bestilling av deres system?

Fra kunden bestiller systemet vil det ta 1-3 uker før vi starter produksjon, avhengig av hvor vi er i utviklingssyklusen og hvor raskt kunden kan gi oss nødvendige tilganger. Etter at vi har startet produksjonen, vil det ta to uker før systemet er klart for overlevering og handovermøtet blir ført opp i kalenderen. Bestillingskjemaet gir oss de nødvendige detaljene for å få tilganger, hvem som er kritiske aktører i leveransen, selskapets branding o.l. 

Handovermøtet, eller oppstartsmøte, er et fellesmøte med kunden, vår salgsansvarlig og vår systemkonsulent. Målet med møtet er å bli bedre kjent, avstemme forventninger og legge en overordnet plan for implementeringen. Kunden har i forkant av oppstartsmøtet blitt informert om de ulike mulighetene for implementering av systemet. De fleste kundene våre velger implementeringstjenesten. Her vil konsulenten stegvis planlegge hvordan kunden skal komme i gang med systemet basert på kundebehov og vår egen anbefaling. 


Hvor lang tid tar det implementere systemet?

Vi tilbyr en implementeringstjeneste styrt av våre konsulenter hvor målet er å få systemet implementert innen 3 måneder. Vi har faste ukentlige implementeringsmøter hvor vi rådfører kunden til beste praksis. Likevel vil det kreve innsats og vilje fra kundens side, fordi man må sette av tid til å skape det forretningssystemet man skal leve med i tiden fremover. Det krever blant annet at man tar stilling til utforming av maler, hvordan man skal jobbe og hvordan man skal tegne opp egne prosesser. Videre må man fylle systemet med innhold, altså registrere kunder, leverandører og ansatte, samt bygge opp nødvendig dokumentasjon.  

Målet med implementeringsperioden er å bli operelle i systemet i løpet av disse tre månedene. Jo mer innsats man legger ned i løpet av denne perioden, jo mer utbytte får man. Når du først har avgjort at Business Online er det riktige verktøyet for din organisasjon, er vår klare anbefaling at man går “all in” fra starten av. Dette vil gjøre det enklere i det lange løp. Våre konsulenter gjør forløpet enklere, ved å være fasilitatorer og en sparringspartner underveis. Du får tildelt en prosjektleder fra iQubes som står for all prosjektplanlegging og planer, samtidig som de setter opp møter og tar seg av opplæring. Å investere i et system vil kreve tid og innsats,  men den langsiktige gevinsten er langt større. Det handler i stor grad om endringsvillighet og evne til å tenke fremtidsrettet. Vi hjelper kundene våre i gang og hjelper dem å bli mer selvstendige i Business Online.


Hva om man har brukere som ikke er så tekniske? Får man hjelp til å komme i gang med systemet deres?

Det legges opp til å kjøre faste opplæringsmøter slik at du som kunde skal lære seg å bli helt selvstendig. Implementeringstjenesten varer i 3 måneder, og etter denne perioden skal du etter planen være godt i gang med bruken av systemet.

Hvordan har dere utarbeidet Business Online i forhold til tidligere versjoner dere har arbeidet med?

Vi har endret hele arbeidsmetodikken rundt produktutvikling. Vi jobber nå kun etter DevOps og Agile arbeidsmetoder med fokus på å skape en moderne arbeidsplass som er fremtidsrettet og fleksibel. Nå kan du også få Business Online integrert i Teams. Dette skaper større fleksibilitet med tanke på hvordan du liker å jobber, enten det er i Teams eller på selve plattformen.

Er det vanskelig å sette seg inn i den nye versjonen av Business Online?

Selv om hele arkitekturen og utviklingsmetodikken rundt systemet er helt ny, er det fremdeles bygget på samme filosofi som før. Vi har fortsatt våre kjernehuber: KHMS- HR, CRM og Prosjekt, men har nå også et Intranett. Intranettet blir samlingspunktet hvor en kan publisere viktig informasjon og dele nyheter. Vi har også i større grad kombinert egen funksjonalitet med Microsofts populære apper, som Planner, Power Apps, Notebook og så videre. Utviklingen av Business Online gjør at vi raskere kan gjøre forbedringer og kontinuerlig skape bedre brukeropplevelser.