Effektivisering og arbeidsflyt

Hvordan kan Business Online hjelpe å effektivisere ulike prosesser og hvordan kan systemet brukes for å holde orden på dokumenter? Her har vi samlet de vanligste spørsmålene innen effektivisering og arbeidsflyt.

Hvordan fungerer prosjektarbeid i Business Online?

Flere brukere kan jobbe på samme prosjekt samtidig. I Business Online finner du informasjon om interne/eksterne ressurser, nøkkelinformasjon, dokumenter, prosedyrer, oppgaver og fremdriftsplan. Vi har forsøkt å lage vår Prosjekt hub så dynamisk som mulig ved å integrere ulike verktøy som skaper struktur, oversikt og samarbeid. Å jobbe sammen på et prosjekt i Business Online betyr i stor grad å dokumentere de ulike leddene i prosessen. På denne måten kan alle involverte se hva som har blitt gjort og hva som må gjøres. Eksempelvis kan en person dokumentere at et tilbud er signert av kunde. Neste person som logger inn vil da se at dette er gjort og kan begynne på neste steg i prosessen.

Hvordan er det å lage mappestrukturer for å ha orden på dokumenter?

Mappestrukturen defineres på forhånd, slik at når en oppretter prosjekter, kontrakter, bedrifter og leads, vil man få den relevante mappestrukturen uten å måtte opprette disse enkeltvis. Du kan lage ulik mappestruktur til ulike prosjekttyper. Det samme gjelder leads. Du har gjerne ulike fremdriftsplaner / kvalitetskontrollplaner og forskjellige dokumenter som skal deles avhengig om det er en ny eller eksisterende kunde.

Business Online er svært fleksibelt når det gjelder dette. Det vil være administratorer i systemet som har tilgang til å definere kvalitetskontrollplaner og mappestrukturer – disse hører ofte sammen. På denne måten sikrer en kvalitet og kontinuitet, ettersom prosjekter og leadshåndtering følger bestemte prosesser med hensyn til prosedyrer. At prosessene er forhåndsdefinerte sikrer at ansatte jobber på samme måte, og det blir mulig å se forbedringspotensialet i prosessen på sikt.

Hvordan kan Business Online effektivisere salgsprosessene?

Det blir enklere å følge opp leads i vårt system ettersom du får full oversikt over viktige faktorer, som neste oppfølgingsdato, hvilke leads du skal ta tak i og når. Arbeidsområdet innenfor leads innehar også muligheten for kvalitetskontrollplan, som gir deg en viktig «huskeliste» for fremgangsmåte og hvilke steg man skal gjennomføre under et salg. Dette vil videre skape kvalitet og kontinuitet i salgsprosessene, samt synliggjøre forbedringspotensiale i prosessene.


Hvordan kan Business Online effektivisere prosjekter?

I et prosjekt er det kvalitetskontrollplanen som er styrende for prosessen. Prosjektleder har muligheten til å definere start- og sluttperiode, samt delegere ansvar og oppgaver. Oppgavene som blir utført av prosjektdeltakerne dokumenteres i kvalietskontrollplanen, slik at alle vet hva som er blitt gjort til enhver tid. Prosjektleder kan følge med på fremdriften og følge opp dersom noe ikke har blitt gjort i tide. Prosjektet vil også ha en egen mailadresse hvor all dialog som omhandler prosjektet kan lagres. Når man har vært gjennom samme prosjekttype og fulgt samme prosess noen ganger, vil man bli «drillet» på utfordringer og etter hvert se forbedringspotensialer. Det er da man ser verdien av å jobbe etter forhåndsdefinerte kvalitetskontrollplaner.


Hvordan kan Business Online effektivisere KHMS-prosessene?

Dersom man har et rapporteringsverktøy som er lett tilgjengelig og enkelt, kan KHMS-ledere oppleve en økning i antall avvik som registreres. Dette vil si at man får et mer realistisk og ekte bilde av de faktiske avvikene som oppstår. Dette vil igjen gjøre at man kan fange opp kostnadsdrivere som før har blitt oversett grunnet manglende rapportering. KHMS-ledere har også muligheten til å behandle avvik og andre innkomne saker og står dermed sterkere stilt overfor en revisor eller ved en potensiell sertifisering. 


Hvordan kan Business Online effektivisere HR-prosessene?

Hver enkelt ansatt har tilgang på selvbetjeningsverktøy hvor de selv kan oppdatere sin egen kontaktinformasjon, noe som er tidsbesparende for HR-avdelingen. HR-ledere har en egen mappestruktur som skal ivareta GDPR-krav. 


Finnes det en effektiv måte å sikre informasjonsdeling når noen slutter eller går ut i permisjon?

Det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig å sette i gang en prosess for dette ettersom all informasjon skal være lagret i systemet allerede. Business Online er en plattform for operasjonell drift. Hva som har blitt gjort, hva som skal gjøres og øvrig viktig informasjon skal være dokumentert i de aktuelle områdene.


Hvordan kan Business Online gjøre en mer forberedt på en revisjon?

Før en revisjon må en ofte gjøre et realt skippertak for å få oversikt over avvik, styrende dokumentasjon, prosesstegninger, bekreftelse på at prosesser følges og lignende. Overraskende mange vil i en slik prosess støte på problemer fordi de ikke har oversikt over hva som har blitt dokumentert i prosedyrene sine. Det kan da være ekstremt tidkrevende å dokumentere dette på nytt. Med Business Online kan du redusere skippertakene og få en kortere vei til revisjon!

Business Online har et kvalitetssystem som det enkelt å bruke og hvor man enkelt kan gjøre justeringer, for eksempel i prosessene. Vi har et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at en finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.

Videre er det vesentlig å vise til hvordan man rapporterer avvik og hvordan man håndterer disse. Vi har rapprteringsverktøy for ulike typer avvik, forbedringsforslag, observasjoner og lignende. Ved å ha tilgjengelige og brukervennlige rapporteringsverktøy er sannsynligheten for at ansatte faktisk rapporterer betydelig høyere! Med flere og mer nøyaktige rapporteringer vil man få et bedre bilde på hva som skaper støy og hvilke leverandører man skal styre unna i fremtiden. Ergo får man kontroll på kostandsdrivere, og gjerne kostnader som tidligere har vært skjulte eller utydelige.